Gemakkelijk & gratis je boekhouding bijhouden in Google Docs – versie 2

Sinds ik versie 1 van mijn boekhouding in Google heb gedeeld is er door honderden toegang gevraagd en ik hoop dat veel mensen er nog steeds met veel plezier gebruik van maken. Ik ben er na 8 jaar nog steeds enthousiast over. Doordat ik er zelf mee werk heb ik het langzaam uitgebreid naar een systeem waar ik nu ook facturen mee maak. En ik heb her en der wat bugs opgelost. Versie 2 komt ook met een duidelijker handleiding per tabblad:

Lees vooral deze handleiding, maar hier is alvast de link naar het voorbeeld. Kies na het bekijken Bestand -> Een kopie maken om daar in verder te werken.

Facturering

Tabblad Facturering

Het eerste tabblad is bedoeld om te zien welke facturen openstaan. De lijst met facturen wordt automatisch gevuld met alle honorarium velden uit de boekingslijst. Het enige dat je hier zelf toevoegt zijn de E en F kolommen: wanneer een factuur betaald is, en welk bedrag. De rest komt uit de boekingslijst. Als het volledige bedrag betaald is wordt kolom H groen en anders rood.

Boekingslijst

Tabblad Boekinglijst

Her hart van het systeem. Hier houdt je al je inkomsten en uitgaven bij. Facturen moeten als categorie ‘honorarium’ hebben, en elke factuur krijgt in kolom D een factuurnummer. Daar mag je je eigen factuurnotatie gebruiken, en die hoeft zelfs niet oplopend te zijn. Het eerste veld van kolom D toont het laatste factuurnummer uit de rij. Zo zie je altijd wat het volgende nummer moet zijn.

Voor andere uitgaven kies je 1 van de categorieeën uit het lijstje aan de rechterkant. Dit omdat deze categorieeën gebruikt worden in het jaaroverzicht. Uitgaven aan bedrijven in het buitenland geef je de categorie ‘verlegd’ met (waarschijnlijk) 0% btw. Weet je niet waar een uitgave onder valt? Gebruik dan ‘Overige kosten’.

Maandoverzicht

Tabblad Maandoverzicht

Hier zie je je inkomsten en uitgaven per maand. Hoef je niks mee, maar het is handig om trends te zien.

Kwartaaloverzicht

Tabblad Kwartaaloverzicht

Dit is het tabblad dat je gebruikt voor je kwartaalaangifte. Ik heb in de linkerkolom de cijfers van de vragen die de belastingdienst stelt toegevoegd. Zo zie je direct wat je waar in moet vullen. De informatie in dit scherm is de info die ik altijd moet hebben, maar je kunt dit scherm uitbreiden met extra info.

Jaaroverzicht

Tabblad Jaaroverzicht

Dit is helemaal nieuw ten opzichte van versie 1. In dit scherm zie je alle inkomsten en uitgaven, maar het belangrijkste veld in dit scherm staat linksonder. De schatting inkomstenbelasting en zorgverzekering. Ik heb alle berekeningen in dit scherm uit mijn eigen jaaropgaven gehaald, dus het zou moeten kloppen. Let wel, het gaat om schattingen. Als het goed is doet je boekhouder zijn/haar uiterste best om hier minder van te maken 🙂 Ik gebruik dit scherm inmiddels een paar jaar, en ik zit nooit heel ver af van de uiteindelijke bedragen.

De rode getallen zijn bedragen die per jaar veranderen. Die moet je aan het begin van elk nieuw jaar dus even opzoeken en aanpassen. Je geeft hier dus ook aan of je startersaftrek krijgt.

Bedrijven

Tabblad Bedrijven

In dit scherm staan de bedrijven aan wie je facturen stuurt. De naam van de bedrijven hier moeten hetzelfde zijn als in het ‘Boekingslijst’ scherm. Dit omdat ik deze informatie in het volgende tabblad gebruik. In dit voorbeeld heb ik dus 2 facturen naar ‘Voorbeeldbedrijf 1’ gestuurd, en 1 naar ‘Voorbeeldbedrijf 2’.

Factuur

Tabblad Factuur

En last but not least: hier kun je je facturen genereren en downloaden. De lijst met factuurnummers wordt automatisch uit de boekingslijst gehaald. Kies een factuurnummer, en als de bedrijfsnaam bij die factuur hetzelfde is als een bedrijf uit het tabblad ‘Bedrijven’ dan wordt die info ingevoegd. Pas de beschrijving aan en je kunt dit tabblad als pdf downloaden en versturen (Bestand -> Downloaden als pdf).

Hopelijk is de beschrijving duidelijk genoeg. Mis je iets? Is het toch niet duidelijk genoeg? Laat het me weten en ik pas het aan.

Alles gelezen? Dit is de link naar het voorbeeld. Kies na het bekijken Bestand -> Een kopie maken om daar in verder te werken.

20 Reacties

  1. Hoi Wout,
    Bedankt voor deze nieuwe versie, ik maak al een tijdje dankbaar gebruik van de oude versie.
    Misschien een hele domme vraag, maar als ik mijzelf een salaris uitbetaal vanaf mijn zakelijke rekening, valt dit dan onder ‘honorarium’/’inkomsten’ of ‘uitgaven’ (privé-onttrekking).
    Groeten,
    Rosemarie

    1. Als je vanuit je zakelijke rekening geld naar jezelf overmaakt is dat een uitgave. Inkomsten/honorarium is bedoeld voor geld dat iemand anders naar je zakelijke rekening overmaakt. Leuk om te horen dat je er nog steeds gebruik van maakt! 🙂

  2. Hoi Wout,
    Super gedaan, als startende thuiskapster precies wat ik zocht, versie 2 is top, ga hier een hoop gemak van krijgen.
    Heb alleen in de factuur cel 21 d aangepast zodat de btw weergave hoog/laag vanuit de boekingen direct mee veranderd door het toevoegen van =IFERROR(IF($A$16″”;FILTER(BTW;Fnr=$A$16);”Leeg”))

    Goede zaken en veel geluk,
    Groetjes Denise

    1. Hoi Denise,

      Dank je wel! Op welk tabblad heb je deze wijziging gedaan?

      Wout

  3. Hoi Wout,
    Zat ermee dat de facturen wel met 6% btw werden berekend maar dat voor het bedrag (tabblad factuur) de tekst 21% bleef staan. Ik heb de vaste tekst van 21% dus vervangen voor =IFERROR(IF($A$16″”;FILTER(BTW;Fnr=$A$16);”Leeg”))
    Nu kan ik als kapper gewoon mijn 6% factuurtje maken 😉
    Misschien dat je dr nog wat mee kan, ben dr echt blij mee, super uitleg ook.
    Nogmaals bedankt.
    Denise

    1. Mooie aanpassing! Dit aanpassen is ook precies dat ik hoop dat mensen ermee gaan doen!

  4. Wout, top file. Net wat ik nodig had

  5. Ey, bedankt ziet er goed uit. Is erg fijn om in te werken. Ik heb een tabblad toegevoegd met factuur opbouw. Hierin staan mijn uren beschreven. Heb jij een idee hoe deze zodanig kan synchroniseren met een factuurnummer zodat deze direct zichtbaar is onder het kopje geleverde diensten?

    mvg,

    AC

    1. He, leuk om te horen! Wat bedoel je precies met een tabblad ‘factuur opbouw’? Wat staat daar precies in?

  6. He, mooie excelbestand. Maar hoe doe ik bijv een laptop van 700 euro excl btw afschrijven over 5 jaar? Waar en hoe moet dat?

  7. Hi Wout, allereerst ontzettend bedankt voor deze mooie sheet! Daar kan ik goed mee vooruit! Vraagje; als ik een privestorting doe en deze opneem in de boekingenlijst dan wordt deze meegenomen in de inkomsten en dus het resultaat. Nou ben ik geen financiele held, maar dat hoeft toch niet? Heb je een tip om met prive stortingen/onttrekkingen om te gaan in jouw sheet?
    Alvast erg bedankt!

    1. Hoi Thijs, als ik je goed begrijp dan stort je geld op je zakelijke rekening vanaf een prive rekening? Je zou zo’n storting een speciale categorie kunnen geven en de formules zo aanpassen dat ze stortingen met die categorie niet meerekenen.

  8. beste Wout,
    klopt het dat het nummer 201803 is voor de declaratie posten?
    alvast bedankt voor je tijd.
    Vriendelijke groet,
    Roel

    1. Hoi Roel, ik begrijp je vraag niet. In welke cel zie je dat getal staan?

      Wout

  9. Hoi Wout, Super bedankt voor dit boekhoud document, werkt echt fantastisch.
    Ik heb even een vraag over het volgende, hoe kan ik op 1 factuur een regel zetten met 21% btw en een regel met 6% btw. Ik heb nu de posten onder elkaar gezet bij de boekingslijst maar ik merk dat het wat foutmeldingen geeft op de facturering pagina.

    1. Hoi Sander, daar zul je het tabblad factuur aan moeten passen, want ik heb nu geen rekening gehouden met 2 verschillende btw percentages op 1 factuur.

  10. Bedankt voor deze fijne gratis google sheets boekhouding

  11. Hoi Wouter,
    Ik ben niet zo super goed in al die formules, maar wat zou ik moeten doen om ervoor te zorgen dat een privé storting/opname (categorie privé) niet mee wordt genomen in de omzet/kosten. Als ik nu iets boek op categorie privé komt het in het maand en kwartaal overzicht te staan als opbrengsten en kosten. Ook al is het voor de btw berekening niet erg, maar het geeft geen goed beeld van de echte opbrengsten en kosten

    1. Hoi Mike, ik heb ff zitten spelen met de formules, en ik denk dat ik een oplossing voor je heb. De kwartaal- en jaarcijfers komen uit het maandoverzicht, dus daar moeten de formules aangepast worden. De formule voor de inkomsten uit januari is nu:
      =SUMIF(Mnd;1;In)
      Als je deze verandert in:
      =ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd;1;In) - SUMIF(Mnd&Cat;1&"prive";In))
      dan worden inkomsten met de categorie ‘prive’ van de volledige inkomsten afgetrokken. De 1 in bovenstaande formule is januari, dus je moet alle formules aanpassen en het juiste cijfer voor de maand er in zetten. Voor de uitgaven per maand gebruik je dan deze formule:
      =ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd;1;Uit) - SUMIF(Mnd&Cat;1&"prive";Uit)) En vergeet niet om hier ook de maanden aan te passen!

  12. Super bedankt!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *