Gemakkelijk & gratis je boekhouding bijhouden in Google Docs - versie 2

Update 6 januari 2019: Ik heb alle berekeningen met 6% aangepast naar 9% ivm de belastingverhoging.

Sinds ik versie 1 van mijn boekhouding in Google heb gedeeld is er door honderden toegang gevraagd en ik hoop dat veel mensen er nog steeds met veel plezier gebruik van maken. Ik ben er na 8 jaar nog steeds enthousiast over. Doordat ik er zelf mee werk heb ik het langzaam uitgebreid naar een systeem waar ik nu ook facturen mee maak. En ik heb her en der wat bugs opgelost. Versie 2 komt ook met een duidelijker handleiding per tabblad:

Lees vooral deze handleiding, maar hier is alvast de link naar het voorbeeld. Kies na het bekijken Bestand -> Een kopie maken om daar in verder te werken.

Facturering

Het eerste tabblad is bedoeld om te zien welke facturen openstaan. De lijst met facturen wordt automatisch gevuld met alle honorarium velden uit de boekingslijst. Het enige dat je hier zelf toevoegt zijn de E en F kolommen: wanneer een factuur betaald is, en welk bedrag. De rest komt uit de boekingslijst. Als het volledige bedrag betaald is wordt kolom H groen en anders rood.

Boekingslijst

Her hart van het systeem. Hier houdt je al je inkomsten en uitgaven bij. Facturen moeten als categorie 'honorarium' hebben, en elke factuur krijgt in kolom D een factuurnummer. Daar mag je je eigen factuurnotatie gebruiken, en die hoeft zelfs niet oplopend te zijn. Het eerste veld van kolom D toont het laatste factuurnummer uit de rij. Zo zie je altijd wat het volgende nummer moet zijn.

Voor andere uitgaven kies je 1 van de categorieeën uit het lijstje aan de rechterkant. Dit omdat deze categorieeën gebruikt worden in het jaaroverzicht. Uitgaven aan bedrijven in het buitenland geef je de categorie 'verlegd' met (waarschijnlijk) 0% btw. Weet je niet waar een uitgave onder valt? Gebruik dan 'Overige kosten'.

Maandoverzicht

Hier zie je je inkomsten en uitgaven per maand. Hoef je niks mee, maar het is handig om trends te zien.

Kwartaaloverzicht

Dit is het tabblad dat je gebruikt voor je kwartaalaangifte. Ik heb in de linkerkolom de cijfers van de vragen die de belastingdienst stelt toegevoegd. Zo zie je direct wat je waar in moet vullen. De informatie in dit scherm is de info die ik altijd moet hebben, maar je kunt dit scherm uitbreiden met extra info.

Jaaroverzicht

Dit is helemaal nieuw ten opzichte van versie 1. In dit scherm zie je alle inkomsten en uitgaven, maar het belangrijkste veld in dit scherm staat linksonder. De schatting inkomstenbelasting en zorgverzekering. Ik heb alle berekeningen in dit scherm uit mijn eigen jaaropgaven gehaald, dus het zou moeten kloppen. <strong>Let wel, het gaat om schattingen.</strong> Als het goed is doet je boekhouder zijn/haar uiterste best om hier minder van te maken :-) Ik gebruik dit scherm inmiddels een paar jaar, en ik zit nooit heel ver af van de uiteindelijke bedragen.

De rode getallen zijn bedragen die per jaar veranderen. Die moet je aan het begin van elk nieuw jaar dus even opzoeken en aanpassen. Je geeft hier dus ook aan of je startersaftrek krijgt.

Bedrijven

In dit scherm staan de bedrijven aan wie je facturen stuurt. De naam van de bedrijven hier moeten hetzelfde zijn als in het 'Boekingslijst' scherm. Dit omdat ik deze informatie in het volgende tabblad gebruik. In dit voorbeeld heb ik dus 2 facturen naar 'Voorbeeldbedrijf 1' gestuurd, en 1 naar 'Voorbeeldbedrijf 2'.

Factuur

En last but not least: hier kun je je facturen genereren en downloaden. De lijst met factuurnummers wordt automatisch uit de boekingslijst gehaald. Kies een factuurnummer, en als de bedrijfsnaam bij die factuur hetzelfde is als een bedrijf uit het tabblad 'Bedrijven' dan wordt die info ingevoegd. Pas de beschrijving aan en je kunt dit tabblad als pdf downloaden en versturen (Bestand -> Downloaden als pdf).

Hopelijk is de beschrijving duidelijk genoeg. Mis je iets? Is het toch niet duidelijk genoeg? Laat het me weten en ik pas het aan.

Alles gelezen? Dit is de link naar het voorbeeld. Kies na het bekijken Bestand -> Een kopie maken om daar in verder te werken.

53 Reacties

  1. Hoi Wout, Bedankt voor deze nieuwe versie, ik maak al een tijdje dankbaar gebruik van de oude versie. Misschien een hele domme vraag, maar als ik mijzelf een salaris uitbetaal vanaf mijn zakelijke rekening, valt dit dan onder 'honorarium'/'inkomsten' of 'uitgaven' (privé-onttrekking). Groeten, Rosemarie
  2. Als je vanuit je zakelijke rekening geld naar jezelf overmaakt is dat een uitgave. Inkomsten/honorarium is bedoeld voor geld dat iemand anders naar je zakelijke rekening overmaakt. Leuk om te horen dat je er nog steeds gebruik van maakt! :-)
  3. Hoi Wout, Super gedaan, als startende thuiskapster precies wat ik zocht, versie 2 is top, ga hier een hoop gemak van krijgen. Heb alleen in de factuur cel 21 d aangepast zodat de btw weergave hoog/laag vanuit de boekingen direct mee veranderd door het toevoegen van =IFERROR(IF($A$16"";FILTER(BTW;Fnr=$A$16);"Leeg")) Goede zaken en veel geluk, Groetjes Denise
  4. Hoi Denise, Dank je wel! Op welk tabblad heb je deze wijziging gedaan? Wout
  5. Hoi Wout, Zat ermee dat de facturen wel met 6% btw werden berekend maar dat voor het bedrag (tabblad factuur) de tekst 21% bleef staan. Ik heb de vaste tekst van 21% dus vervangen voor =IFERROR(IF($A$16″”;FILTER(BTW;Fnr=$A$16);”Leeg”)) Nu kan ik als kapper gewoon mijn 6% factuurtje maken ;-) Misschien dat je dr nog wat mee kan, ben dr echt blij mee, super uitleg ook. Nogmaals bedankt. Denise
  6. Mooie aanpassing! Dit aanpassen is ook precies dat ik hoop dat mensen ermee gaan doen!
  7. Wout, top file. Net wat ik nodig had
  8. Ey, bedankt ziet er goed uit. Is erg fijn om in te werken. Ik heb een tabblad toegevoegd met factuur opbouw. Hierin staan mijn uren beschreven. Heb jij een idee hoe deze zodanig kan synchroniseren met een factuurnummer zodat deze direct zichtbaar is onder het kopje geleverde diensten? mvg, AC
  9. He, leuk om te horen! Wat bedoel je precies met een tabblad 'factuur opbouw'? Wat staat daar precies in?
  10. He, mooie excelbestand. Maar hoe doe ik bijv een laptop van 700 euro excl btw afschrijven over 5 jaar? Waar en hoe moet dat?
  11. Hi Wout, allereerst ontzettend bedankt voor deze mooie sheet! Daar kan ik goed mee vooruit! Vraagje; als ik een privestorting doe en deze opneem in de boekingenlijst dan wordt deze meegenomen in de inkomsten en dus het resultaat. Nou ben ik geen financiele held, maar dat hoeft toch niet? Heb je een tip om met prive stortingen/onttrekkingen om te gaan in jouw sheet? Alvast erg bedankt!
  12. Hoi Thijs, als ik je goed begrijp dan stort je geld op je zakelijke rekening vanaf een prive rekening? Je zou zo'n storting een speciale categorie kunnen geven en de formules zo aanpassen dat ze stortingen met die categorie niet meerekenen.
  13. beste Wout, klopt het dat het nummer 201803 is voor de declaratie posten? alvast bedankt voor je tijd. Vriendelijke groet, Roel
  14. Hoi Roel, ik begrijp je vraag niet. In welke cel zie je dat getal staan? Wout
  15. Hoi Wout, Super bedankt voor dit boekhoud document, werkt echt fantastisch. Ik heb even een vraag over het volgende, hoe kan ik op 1 factuur een regel zetten met 21% btw en een regel met 6% btw. Ik heb nu de posten onder elkaar gezet bij de boekingslijst maar ik merk dat het wat foutmeldingen geeft op de facturering pagina.
  16. Hoi Sander, daar zul je het tabblad factuur aan moeten passen, want ik heb nu geen rekening gehouden met 2 verschillende btw percentages op 1 factuur.
  17. Bedankt voor deze fijne gratis google sheets boekhouding
  18. Hoi Wouter, Ik ben niet zo super goed in al die formules, maar wat zou ik moeten doen om ervoor te zorgen dat een privé storting/opname (categorie privé) niet mee wordt genomen in de omzet/kosten. Als ik nu iets boek op categorie privé komt het in het maand en kwartaal overzicht te staan als opbrengsten en kosten. Ook al is het voor de btw berekening niet erg, maar het geeft geen goed beeld van de echte opbrengsten en kosten
  19. Hoi Mike, ik heb ff zitten spelen met de formules, en ik denk dat ik een oplossing voor je heb. De kwartaal- en jaarcijfers komen uit het maandoverzicht, dus daar moeten de formules aangepast worden. De formule voor de inkomsten uit januari is nu: =SUMIF(Mnd;1;In) Als je deze verandert in: =ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd;1;In) - SUMIF(Mnd&Cat;1&"prive";In)) dan worden inkomsten met de categorie 'prive' van de volledige inkomsten afgetrokken. De 1 in bovenstaande formule is januari, dus je moet alle formules aanpassen en het juiste cijfer voor de maand er in zetten. Voor de uitgaven per maand gebruik je dan deze formule: =ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd;1;Uit) - SUMIF(Mnd&Cat;1&"prive";Uit)) En vergeet niet om hier ook de maanden aan te passen!
  20. Super bedankt!
  21. Hoi Wout, Ik gebruik al ruim twee jaar je eerste versie naar volle tevredenheid. Nu komt er echter in januari de BTW verhoging aan. Ik krijg het niet voor elkaar om die door te voeren, kun je me een hint geven hoe ik straks de sheet moet aanpassen om het wel werkend te krijgen? Bedankt voor het ter beschikking stellen van je mooie spreadsheet! Groeten, Dennis
  22. Hoi Dennis, ik denk dat je met deze stappen je je sheet aan moet passen (als ik jou was zou ik volgend jaar versie 2 gaan gebruiken, maar deze aanpassingen werken denk ik ook voor versie 1):
    • In de boekingslijst vul je 9% ipv 6% in
    • In het maandoverzicht staan in de 6% regel formules zoals deze: =ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd&BTW;1&6%;OBel))
      Voor elke kolom moet de 6% aangepast worden naar 9%
    En volgens mij ben je er dan al. De cijfers in de andere tabbladen worden uit deze bladen gehaald, dus daar hoef je dan niks aan te passen. Laat maar weten of het zo lukt!
  23. Hoi Wout, Dank je voor je antwoord en ik zie dat je inmiddels ook een vernieuwde versie hebt gepubliceerd. Die zal ik zeker gaan gebruiken! Had ik nog 1 vraagje, bij het kwartaaloverzicht is bij de verlegde BTW het percentage 19%, ik neem aan dat dat 21% moet zijn? Dat is simpel aan te passen verder in de achterliggende kolommen. Groeten, Dennis
  24. Je hebt gelijk, daar stond nog 19. Ik heb de formules aangepast naar 21%!
  25. Hallo Wout, Ik heb een webshop die gebaseerd is op dropshipping binnen de EU met een leverancier in China. Ik lever dus ook aan andere Europese klanten. Ik snap niet hoe ik dat kan laten weergeven in kwartaal overzicht onder het kopje "honorarium verlegd binnen EU" Mvg Caden
  26. Hoi Caden, als je de categorie 'verlegd honorarium' gebruikt dan worden die inkomsten getoond bij 'honorarium verlegd binnen EU'. Is dat een goed antwoord op je vraag?
  27. Suzanne op maandag 1 april 2019 zegt
    Hoi Wout, Ik wil uit de tab 'Facturering' jouw voorbeeldregels verwijderen maar dat lukt niet, die komen steeds terug. En als ik de bedragen op nul zet gebeurt er in de andere tabs niets, dan blijft bijvoorbeeld in de tab 'Maandoverzicht' de inkomsten op €4400 staan. Weet jij dit komt en hoe ik met een leeg Excel kan beginnen? Groeten, Suzanne
  28. De bedragen in Facturering worden met formules uit het tabblad Boekingslijst gehaald. Als je die weg wilt moet je de formule i.p.v. het bedrag weghalen. De maand- en jaaroverzichten werken ook helemaal met formules. Alle uitgaven in inkomsten moet je invullen in het tabblad Boekingslijst, de andere tabbladen halen daar hun informatie uit.
  29. Suzanne op maandag 1 april 2019 zegt
    Hoi Wout, Stom, duidelijk! Ik zat gewoon in de verkeerde tab te rommelen :) Bedankt! Groeten, Suzanne
  30. Koen den Heijer op donderdag 25 april 2019 zegt
    Hi Wout, Het lijkt erop dat als ik in de boekings lijst een factuur op de eerste regel zet, deze niet terug komt in de facturering overzicht. Wanneer ik dezelfde factuur op de tweede regel plaats zie ik deze wel terug. Waar wordt het opbouwen van de facturering overzicht gemaakt?
  31. Hoi Koen, ik heb wat zitten spelen, maar het 'probleem' is volgens mij dat de =unique functie die ik gebruik naast alle unieke factuurnummers óók lege cellen als uniek meetelt. Voor zover ik het nu kan zien kan ik daar helaas niks aan doen. De functie zit in A2 in het tabblad Facturering.
  32. Hi Wout, Super bedankt voor deze spreadsheet! Werkt heel fijn :-) 2 vragen -Hoe kun je rijen & kolommen die niet gebruikt worden "onzichtbaar" maken zoals jij dat hebt gedaan bij het tabblad factuur kol A-G en rij 0-48? - Zelf gebruik ik mijn prive auto voor zakelijk gebruik. Ik registreer de kilometers op een extra tabblad. Heb jij een idee hoe ik die informatie het handigste in de boekingen kan verwerken? Ik kijk uit naar je reactie.
  33. Hoi Tobias, 1. Bovenaan elke kolom kun je in het vak met het cijfer een submenu uitklappen. Daarin staat de optie 'Kolom verbergen'. 2. Lastig om iets van te zeggen, want ik weet je setup niet en wat je precies wilt. Ik zou voor een oplossing kijken naar de formules in het tabblad 'Facturering'. Daar haal ik ook info uit een ander tabblad. Misschien kun je dat hergebruiken? Wout
  34. Danielle op dinsdag 29 oktober 2019 zegt
    Hi Wout, Weer een fantastische versie van het bestand! Hier kan ik wat mee. Toch heb ik nog een vraag. Binnenlandse facturen die ik ontvang waarop de BTW verlegd is naar mij, hoe werkt dit? Bij de aangifte omzetbelasting is dit namelijk een aparte categorie en valt deze niet onder BTW VERLEGD UIT (4b) in het Kwartaaloverzicht. .. Misschien een domme vraag, maar na veel zoeken kom ik er niet uit helaas..... Groetjes Danielle
  35. Hoi Danielle, ik weet niet eens dat die constructie mogelijk is :-) Daarvoor zul je het voorbeeld verder uit moeten bouwen. Als ik het goed begrijp is het verschil met een buitenlandse verlegde factuur met 0% dat het een binnenlandse factuur is. Dan zou ik dit doen:
    1. Boekingslijst: een nieuwe categorie gebruiken voor deze facturen: bijvoorbeeld 'verlegd binnen'
    2. Kwartaaloverzicht: een nieuwe regel onder regel 8 maken met een nieuwe titel. Voor elk kwartaal kopieer je de formules van regel 8, met 1 aanpassing. In de formules staat het woord 'verlegd'. Daar maak je dan dezelfde categorie van als in stap 1.
    Op deze manier heb je per kwartaal dan een overzicht van alle facturen met 0% die als categorie 'verlegd binnen' hebben.
  36. Hi Wout, zojuist je templates 'ontdekt', erg blij mee. Bij het invullen van de onvolledige betalingen in 'factureringen' viel het mij op, dat een negatief bedrag toch positief wordt weergegeven en dus als 'betaald' staat. Hoe kan ik dit aanpassen? Alvast bedankt!
  37. Hoi Femke, dan zal je de formules kolom H aan moeten passen.
  38. Hoi Wout, Ik heb de eerste boekingen gedaan in de boekingslijst maar op het maandoverzicht worden alle kosten bij 21 % gezet terwijl ik ook veel kosten van 9 % heb. Ik heb naar je formules zitten kijken maar heb er niet voldoende verstand van om de fout te vinden.
  39. Hoi Wout, ik zie net dat ik het tabblad niet goed begrepen had en mijn vraag van zojuist dus niet klopt. Ik ben er al uit. Groeten Frits
  40. Niek Meijer op maandag 30 december 2019 zegt
    Beste Wout, Bedankt voor de spreadsheet! Ik gebruik het al een tijdje met veel gemak, echter heb ik heb twee vragen: - Kan het kloppen dat de KIA dubbel wordt gerekend in kolom B in het jaaroverzicht? Ik zie namelijk een rij met 'Minus investeringsaftrek (B13)' en vervolgens zit het ook nog in de formule van B17. - Waarom is, wederom in het jaaroverzicht, een onderscheidt in 'overige kosten' en 'onkosten' gemaakt? Deze laatste wordt namelijk netto in het jaaroverzicht genoteerd: (=SUMIF(Cat;E19;UNetto)). - Hoe zou jij investeringen boeken in de boekingslijst op een langere afschrijfingstermijn? Gewoon het jaarlijkse afschrijfbedrag noteren en niet de totale aankoopprijs? Ik hoop dat je me hiermee kan helpen.. Mvg,
  41. Hoi Niek, - De formule in B13 gebruikt F24 (KIA) niet voor zover ik kan zien. - Daar is niet echt een reden voor, je zou 1 van die categorieën weg kunnen halen. - Ik heb geen ervaring met zulke investeringen, dus kan je daar niet echt bij helpen. Wout
  42. Michael van der Beek op vrijdag 31 januari 2020 zegt
    Als ik in de eerste regel (line 2)in boekingslijst een factuur (Honorarium) plaats, komt deze NIET in facturering. Als ik er eerst een uitgave boven plaats, en daarna een Honorarium, verschijnt deze wel. Enig idee waarom?
  43. Ja, dat komt door de manier waarop Google sheets werkt. Is verder ook niks aan te doen, behalve niet op regel 2 beginnen maar op regel 3.
  44. Facturering gaat bij deze versie op "betaald" als er maar 1 euro wordt betaald. Is dat de bedoeling? Ik heb de formule: =arrayformula(IFERROR(IF(C3:C"";IF(G3:G<=0;"Betaald";$J$1-C3:C);""))) toegevoegd boven.
  45. Ik heb geprobeerd om deze formule toe te voegen in kolom H in het tabblad facturering, maar het werkt niet zoals ik verwacht.
  46. Ik ben mijzelf opnieuw aan het opzetten als ZZP'er. Vroeger deed ik mijn boekhouding zelf en nu wil ik (wijzer geworden van de fouten van destijds) de administratie weer zelf in handen houden. Met deze tool kom ik er zeker uit. Dit sheet is echt ideaal voor een kleine eenmanszaak.
  47. :-) Dank je wel!
  48. Wout, enorm bedankt voor de tool en de uitleg! Ik ben sinds eind vorig jaar ZZP'er. Sinds die tijd maak ik gebruik van je Excel-tool. Samen met de uitleg op deze pagina begin ik steeds meer te begrijpen van het hele belastinggebeuren als zelfstandig ondernemer.
  49. Dat is leuk om te horen!! :-D
  50. Hoi Wout, Ik ben super blij met je sheet. Eindelijk een keer overzicht. Ik heb echter 2 vragen: 1. Ik werk soms voor scholen en heb daarvoor een 0% BTW tarief ingevoerd. Dat lukt me niet met jouw maandformule om ze eruit te krijgen. Doe ik iets fout? 2. Waar haal jij het bedrag uit het jaaroverzicht vandaan dat je onder Loonbelasting hebt staan (D12)?
  51. Hoi Cleem, tof om te horen! 1. De maandformule werkt als volgt: =ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd&BTW;1&9%;OBel)). Als je van de 9% 0% maakt haal je alle inkomsten van maand 1 met 0% btw op. 2. De rode cijfers moet je zelf invoeren, die komen van de overheid. D12 is de eerste schijf. Hier staat meer info: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingplan/belastingwijzigingen-voor-ons-allemaal/tweeschijvenstelsel-inkomstenbelasting
  52. Edwin Coppes op woensdag 8 juli 2020 zegt
    Hoi Wout, top initiatief. Hoe kom je aan het bedrag zorgverzekering in je jaaroverzicht, dit is toch iets wat je privé verzekerd?
  53. Hoi Edwin, dit is niet je eigen zorgverzekering, maar wat het wel precies is weet ik zo niet meer :-)