Gemakkelijk & gratis je boekhouding bijhouden in Google Docs

Als beginnende freelancer wil je niet meteen veel geld kwijt zijn aan bijvoorbeeld je administratie. Maar gelukkig hoeft dat ook niet, je kunt namelijk prima je boekhouding bijhouden in Google Docs. ’t Is snel, en je kunt overal waar internet is bij je administratie.

Na een eerste opzet van goede vriendin Marjan Feith (die trouwens ook voor zichzelf is begonnen), heb ik m’n boekhouding nu zo voor elkaar dat ik het aandurf om die te delen met de rest van ’t internet. En zodat iedereen kan zie hoe het werkt heb ik een voorbeeld openbaar gemaakt:

Versie 1 kun je niet meer kopiëren, want versie 2
staat online.

Hoe werkt het?

Begin met het maken van een kopie, zodat je daarna verder kunt werken in je eigen boekhouding en niet al je gegevens invoert in het voorbeeld. Dat doe je via het menu-item Bestand > Een kopie maken.

Facturering

Het eerste blad is een overzicht van (openstaande) betalingen. Hier zie je in 1 oogopslag hoe lang je facturen uitstaan. Hier vul je ook in wanneer een factuur is betaald.

Boekingslijst

Het tweede blad is het belangrijkst, daar hou je je inkomsten en uitgaven bij. Het overzicht van openstaande facturen in blad 1 haalt automatisch deze informatie op.

Maand-, kwartaal- en Jaaroverzicht

Je hoeft niets in deze bladen in te vullen, deze halen automatisch hun informatie uit het tweede blad. Deze bladen zijn ook alleen voor inzicht in je financiële situatie. En je ziet in je kwartaaloverzicht meteen hoeveel je van de belasting terugkrijgt of moet betalen. De cijfers tussen haakjes in het kwartaaloverzicht komen overeen met de vragen van het online invullen van je kwartaalaangifte.

Volgens mij zit alle belangrijke informatie er in, maar plaats een reactie als je iets mist of als je zelf nog een handige toevoeging hebt gemaakt.

Bijkomend voordeel

Je hebt via de Google Drive voor ios app of via de Google Drive voor android app altijd toegang tot je boekhouding. Je kunt er zelfs je boekhouding mee bijwerken.

48 Reacties

  1. Ik ga hem proberen! 🙂

  2. Ben benieuwd wat je er van vindt en of je nog iets mist.

  3. Dag Wout,
    Lijkt me een leuke en eenvoudige oplossing voor starters.
    Helaas lukt het me niet het programma in doks werkend te krijgen.
    het geeft steeds aan dat het om een ‘ alleen lezen’ versie gaat als ik het heb ge-upload.

    Dus..
    Hartelijke groet,
    Peter.

  4. He Peter,

    Ik heb het zelf even geprobeerd met een andere google account, en ik kan het bestand zonder problemen importeren. Wat ik doe is Nieuwe maken > Spreadsheet, en in die spreadsheet importeer je dan het xls-bestand.

    gr, Wout

  5. Hallo Wout,
    zo dat is snel!
    ‘k ga het proberen.

    hg., Peter.

  6. Ha Wout,
    Yes, thanks, werkt nu perfect!

    hg., Peter

  7. 🙂 Cool!

  8. Hoi Wout,
    heb nog even verder gerommeld met het boekhoud progr. en kom tot de ontdekking dat de info uit blad 2, waar je alles inboekt niet helemaal correct wordt overgenomen in de andere bladen.
    In blad 1 helemaal geen overname van de info, in de andere bladen slechts gedeeltelijk..ben benieuwd of het wordt herkend en waar het aan kan liggen.
    hg.,Peter.

  9. Mh, ik zie het.. Het lijkt erop dat sommige formules niet meer geïmporteerd worden.. Ik kijk er binnenkort even naar.

  10. Ok, ik zie wel of het gaat lukken.
    Groet, Peter.

  11. Dit is een oude post, ik weet het, maar de link naar het voorbeeld-bestand lijkt nog actueel.
    Een simpele manier om een eigen kopie te krijgen is &newcopy toevoegen aan het eind van de URL (de tekst in je adresbalk dus), vervolgens verschijnt een kopie van het document in je eigen Google account.

  12. Hoi Wout,

    Bestaat er de mogelijkheid om facturen aan te maken met dit format?

    1. Hoi Joel,

      Ik heb geprobeerd om dat te bouwen, maar volgens mij kan dat niet met Google docs.

      Wout

  13. Hoi Wout,
    Mooie website!
    Bedankt voor de duidelijke post, maar moet toestemming hebben om het voorbeeld te kunnen zien.
    Ik heb dit op mijn gmail account aangevraagd en zo dit graag vanavond nog krijgen als dit niet teveel gevraagd is.

    Met vriendelijke groet,

    Rik

  14. Ik kan geen toestemming vragen. Bestaat het bestand nog wel?

    1. Hoi Arjan,

      Jazeker, ik deel het voorbeeld elke dag met nieuwe mensen!

      Wout

  15. Rens Duijsens op mei 20, 2015 om 9:27 am zegt

    Hallo Wout,

    ik zag deze post en realiseer me dat dit een oude post is.
    Is het voorbeeld van jou administratie in Google Drive nog beschikbaar?
    Graag zou ik er even in rondneuzen.

    Vriendelijke groeten,
    Rens

    1. Hoi Rens,

      Alive and kicking! Ik geef elke dag wel iemand toegang.

      Wout

  16. Goedenavond! Ook ik zie dat dit een “oud” bericht is. Maar ook ik heb toegang aangevraagd om eens rond te neuzen! Ik zie het graag.

    Dennis

  17. Hallo Wout,

    Gisteren heb ik en verzoek tot delen van je sheet gevraagd. Is dit nog mogelijk? Ik heb nl niets ontvangen.

    groet MArieke

    1. Hoi Marieke,

      Ik ga je direct toegang geven!

      Wout

  18. heb ik ‘toegang’ nodig of kan ik gewoon een kopietje maken? dat lijkt namelijk te werken?

    1. Hoi Joep,

      Je kunt volgens mij gewoon een kopietje maken.

  19. Hoi, hoe bepaal ik waar een bepaalde uitgave te boeken? Wat maakt een uitgave deel van ‘onkosten, en wanneer is een uitgave een uitgave in een van de andere categorien? Als ik bijvoorbeeld een product koop om vervolgens door te verkopen, waar en hoe boek ik dat?

    1. Hoi Joep,

      Dat mag je zelf bepalen, daar is nu nog geen categorie voor. Een product kopen is uiteindelijk gewoon een factuur van een ander bedrijf, en iets verkopen is eigenlijk een honorarium. Zo zou je het kunnen gebruiken.

  20. Dag Wout,

    Ik gebruik al een tijdje deze spreadsheet. Ik zie ergens een vraag over facturen terug komen. Ik heb de sheet aangepast zodanig dat ik in een apart tabblad een factuur layout heb met verwijzingen naar andere tabs. Hierdoor kun je een factuur maken en deze vervolgens al pdf exporteren. Wanneer je interesse hebt wil ik je wel een link geven naar een voorbeeld.

    1. Hoi Martijn,

      Ik heb zoiets in m’n eigen administratie gebouwd, maar vind het te ingewikkeld om zo aan te bieden. Toch bedankt voor je aanbod!

  21. op welk blad vul ik mijn reiskosten (en andere bedrijfskosten) in?
    de belastingdienst geeft aan dat €0.19 per km als kostenpost kan worden opgevoerd, kan jij aangeven waar ik dat dan invul in de sheet?

    1. Hoi Wil,

      Je bedrijfskosten vul je op blad 2 in, maar voor reiskosten is deze opzet niet geschikt. Daarvoor zul je een eigen spreadsheet moeten maken.

      Wout

  22. Hey wout,
    bedankt voor je template! Is al heel nuttig gebleken! Alleen heb ik het gevoel dat er een aantal formules niet meer doorkomen en ik krijg het zelf niet gefixt (excel/sheets noob hier)

    1. Hoi Koray,
      Welke formules werken er volgens jou niet meer? Dan kijk ik er ff naar.

  23. Ik denk bijna allemaal in maand overzicht en kwartaal overzicht. Heeft volgens mij iets te maken met 6% en 21% btw door elkaar… ? stuur me een mailtje en ik nodig je uit op de sheet als je wil

  24. voor maanden juni en alles erna kloppen de maandoverzochten niet meer. en ik begirjp ook niet goed hoe dat eerste blad werkt.. want ales wat ik daar invul komt niet in de boekingslijst en andersom ook niet…

    1. Op het eerste blad vul je niks in, die haalt z’n info uit het tweede blad. Daarin hou je je administratie bij.

  25. Is er een mogelijkheid om de custom scripts te bekijken ? want dat lukt precies niet met een kopie..

  26. Hai Wout,
    Dank je voor spreadsheet voor de boekhouding, hier heb ik veel aan.
    Echter zijn ook bij mij de foutmeldingen aanwezig op het eerste tabblad. Daar worden de gegevens van het tweede blad niet meegenomen. Ik zie bijvoorbeeld op de eerste in te vullen regel (B3) de formule melding:
    =ALS.FOUT(ALS(A3″ “;FILTER(POST;Fnr=A3);” “))
    Veel formules weet ik wel te ontcijferen, maar deze lukt me niet

  27. Super Wout! Wilde het zelf net maken maar mooi dat je het voorwerk al hebt gedaan. Ga dit zeker blijven gebruiken!

  28. Dank je Wout, werkt prettig en heel overzichtelijk na gedoe met EXEL,
    hoe kan ik makkelijk een factuur maken met foto bijgevoegd en dit opslaan in een bestand?

    groet, Richard

    1. Hoi Richard, daarvoor kun je het tabblad Factuur gebruiken. Je zult dan ergens in dat tabblad een foto toe moeten voegen. Daarna kun je een factuur genereren door te printen of te exporteren.

  29. Hallo Wout,
    Ik wil het graag eens proberen, alleen ik ben gewend om inkoop, kas en bankboek boekingen te gebruiken, is dit mogelijk met jou systeem?

    1. Hoi Jarno, ik ben gewend om te werken met deze opzet en ben niet bekend met inkoop, kas en bankboek boekingen. Dus ik heb geen idee of dat mogelijk is. Als ik jou was zou ik een kopie maken en het gewoon proberen. Je kunt je kopie altijd nog aanpassen aan je wensen.

  30. Supersheet, leuk om te bestuderen en naar eigen inzicht aan te vullen!
    Bewaar jij voor elk jaar een nieuwe kopie van de sheet? Is dat de manier om met meerdere jaren om te gaan?
    Succes en graag tot snel!

    1. Hoi Jeroen, ja, ik maak voor elk jaar een kopietje en begin opnieuw. Ik denk dat het ook wel mogelijk is om jaren in te bouwen, maar ik vind het zelf fijn om de jaren gescheiden te hebben. Minder kans op fouten 🙂

  31. Dag Wout,
    ik ben al heel ver met de aanpassingen naar mijn eigen situatie. Wat ik alleen nog niet snap (is wellicht van boekhoudkundige aard) waarom in het jaaroverzicht de Onkosten zowel bij inkomsten als bij uitgaven staan. En waarom bepaalde categorien geel worden als ze worden gebruikt in de boekingslijst. Is dat omdat dit aftrekposten zijn?
    Ik hoor het graag van je!

    1. De niet-prive uitgaven in de boekingslijst worden geel. Ik hou m’n prive uitgaven ook bij, en ik vind het handig dat ik even snel het verschil kan zien. De dubbele onkosten heb ik zo geen antwoord op. De Onkosten op B10 worden volgens mij nergens anders in de berekening gebruikt. Als ik terugkijk naar eerdere versies dan denk ik dat ik op een gegeven moment Onkosten van B10 naar E19 heb verplaatst, maar die op B10 niet verwijderd heb. Ik ga hem uit het voorbeeld halen. Scherp van je! 🙂

  32. Heej Wout, ontzettend bedankt voor het delen van dit document!

    Ik heb alleen een probleem met het facturering tabblad en ik zal proberen te omschrijven wat ik precies gedaan heb:

    Kopie gemaakt en de velden die je moet invullen in de boekingslijst leeg gemaakt. Ik heb mijn eerste factuur er in gezet en het “bedrijven” tabblad aangepast.
    Ik heb dus niet aan het “facturering” tabblad gezeten maar er komt niks tevoorschijn!
    Het “factuur” tabblad werkt helemaal perfect.

    Ik hoop dat je enig idee hebt wat er mis is. Ik zag dat er iemand anders exact hetzelfde probleem heeft gepost een tijdje terug (Danielle).

    Groeten.

    1. Hoi Floris, je zegt ‘Er komt niks tevoorschijn’, wat eigenlijk een beetje te weinig informatie is om echt iets te kunnen zeggen. Maar het klinkt alsof je bedoelt dat de bedrijfsgegevens niet op de factuur getoond worden. Is de bedrijfsnaam bij een factuur op tabblad 2 wel hetzelfde als de bedrijfsnaam op het tabblad ‘Bedrijven’?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *